KWALIFIKACJA EKA6 - CZERWIEC 2015

W pismach służbowych element "Sprawa" (często zapisywany jako "Sprawa:" lub "Dotyczy:") wraz z krótkim określeniem przedmiotu sprawy pełni funkcję identyfikującą. Ma ułatwić adresatowi oraz pracownikom biura szybkie rozpoznanie, czego dotyczy pismo, zanim rozpocznie się lekturę właściwej treści.

Dlatego właściwe jest umieszczenie tej informacji przed treścią pisma, w miejscu czytelnym i stałym. W typowym układzie korespondencji służbowej znajduje się ona pod danymi adresata, a następnie poniżej zaczyna się właściwa treść (wstęp i dalsze akapity). Umiejscowienie po lewej stronie sprzyja przejrzystości i zgodności z najczęściej stosowanym układem blokowym elementów pisma.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?

• "Na początku pisma po prawej stronie" – prawa strona bywa zajęta przez elementy takie jak data lub oznaczenia organizacyjne; umieszczenie tam tematu sprawy nie jest standardowe i pogarsza czytelność.
• "Pod nadawcą, a przed adresatem po lewej stronie" – obszar między nadawcą a adresatem nie jest typowym miejscem na temat sprawy; temat powinien być bliżej treści i bezpośrednio po danych adresata.
• "Na końcu pisma po lewej stronie" – temat sprawy na końcu traci sens informacyjny, bo adresat poznaje go dopiero po lekturze; dodatkowo utrudnia to szybkie klasyfikowanie dokumentu.

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy elementu ułatwiającego szybką identyfikację pisma, szukaj odpowiedzi mówiącej o miejscu przed treścią oraz w pobliżu danych adresata, a nie w stopce dokumentu.