W obrocie handlowym (także w pracy sprzedawcy) często spotyka się krótkie pisma dołączane do przesyłek. Kluczowe jest rozpoznanie intencji nadawcy na podstawie treści: czy nadawca proponuje warunki transakcji, czy pyta o warunki, czy potwierdza przyjęcie/realizację zamówienia, czy też dokument ma charakter umowy.
Odpowiedź "oferta handlowa" jest właściwa wtedy, gdy z pisma wynika, że nadawca przedstawia konkretną propozycję współpracy lub sprzedaży, czyli wskazuje, co oferuje i na jakich warunkach (np. opis towaru/usługi, cena/cennik, rabaty, terminy dostawy, warunki płatności, czas obowiązywania propozycji). Taki dokument ma charakter propozycji zawarcia transakcji i jest typową korespondencją handlową.
- "potwierdzenie zamówienia" jest dokumentem następczym względem zamówienia: odnosi się do zamówienia już złożonego i zwykle wskazuje, że zostało przyjęte do realizacji (często z numerem zamówienia, datą, ilościami, terminem realizacji). Jeżeli pismo nie odwołuje się do konkretnego zamówienia odbiorcy, ta odpowiedź jest nietrafna.
- "zapytanie o ofertę" ma przeciwny kierunek komunikatu niż oferta: to odbiorca pyta dostawcę o warunki (np. "proszę o przedstawienie oferty na…", "proszę o cennik", "jakie są terminy…"). Jeśli pismo zawiera gotowe warunki, nie jest zapytaniem.
- "sporządzona pisemna umowa" to dokument o charakterze zobowiązaniowym, zwykle bardziej sformalizowany: określa strony, przedmiot, obowiązki i często wymaga akceptacji/podpisów albo jednoznacznej zgody obu stron. Sama propozycja handlowa (nawet szczegółowa) nie musi jeszcze stanowić umowy.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw ustal, czy tekst jest propozycją (oferta), prośbą o propozycję (zapytanie), odpowiedzią na zamówienie (potwierdzenie), czy wiążącym ustaleniem obu stron (umowa). Dopiero potem wybierz nazwę dokumentu.
