Sformułowanie "zadania kancelaryjno-sekretarskie w małej lub średniej firmie" wskazuje na środowisko, w którym zwykle nie opłaca się tworzyć wielu wyspecjalizowanych komórek administracyjnych. W praktyce MŚP częściej organizuje obsługę biurową tak, aby jeden sekretariat wykonywał szeroki zestaw czynności: obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, rejestrację pism, prowadzenie podstawowych ewidencji, organizację obiegu dokumentów, wsparcie organizacyjne spotkań oraz bieżącą obsługę informacyjną.
Dlatego poprawne jest określenie "uniwersalne" – podkreśla ono, że sekretariat realizuje zadania różnego rodzaju, w jednym miejscu, dla całej firmy lub dla większości jej potrzeb administracyjnych.
- "działowe" jest typowe raczej dla większych organizacji, gdzie sekretariaty przypisuje się do konkretnych działów (np. dział sprzedaży, dział kadr). W MŚP taki podział często jest przerostem formy nad treścią.
- "recepcyjne" kojarzy się przede wszystkim z recepcją: powitaniem gości, kierowaniem ruchem osób, odbieraniem połączeń. Recepcyjna funkcja może występować w firmie, ale nie zawsze oznacza pełen zakres prac kancelaryjno-sekretarskich.
- "osobiste" sugeruje obsługę jednej osoby (np. dyrektora, prezesa) i koncentrację na jej kalendarzu oraz sprawach indywidualnych. To inny model organizacyjny niż obsługa administracyjna całej firmy.
Na egzaminie warto zwrócić uwagę na słowa-klucze: "mała lub średnia firma" + "zadania kancelaryjno-sekretarskie" + brak wskazania konkretnego działu lub osoby. Taki zestaw najczęściej prowadzi do odpowiedzi dotyczącej sekretariatu o szerokim, ogólnym profilu działania.
