Przy tworzeniu bazy adresowej do wysyłki e-maili kluczowe jest zebranie takich danych, które pozwolą skierować wiadomość do właściwej osoby oraz utrzymać porządek w kartotece. Zestaw "imię i nazwisko klienta, adres e-mail klienta" spełnia te cele: adres e-mail umożliwia techniczną wysyłkę wiadomości, a imię i nazwisko pomagają przypisać skrzynkę do konkretnego klienta (np. gdy w bazie są osoby o podobnych adresach lub gdy jedna firma ma wiele kontaktów).
Opcje zawierające dodatkowe pola, takie jak numer telefonu czy adres domowy, nie są konieczne do samej wysyłki e-maili. To informacje, które mogą być przydatne w innych procesach biurowych (np. kontakt telefoniczny, wysyłka poczty tradycyjnej), ale w kontekście bazy do e-mailingu stanowią dane dodatkowe.
Odpowiedź "adres e-mail klienta, numer telefonu klienta" pomija element identyfikacji osoby, przez co baza staje się mniej czytelna (trudniej kontrolować duplikaty i prowadzić korespondencję z właściwym klientem). Z kolei "adres e-mail klienta, adres domowy klienta" dodaje dane typowe dla wysyłki fizycznej, które nie wpływają na poprawność wysyłki wiadomości elektronicznych.
W praktyce biurowej warto projektować bazę pod konkretny cel: do e-mailingu najpierw zbiera się minimum potrzebne do wysyłki i organizacji listy, a dopiero gdy proces tego wymaga, rozbudowuje się kartotekę o kolejne pola.
