W archiwum zakładowym kluczowym dokumentem porządkującym sposób postępowania z aktami jest instrukcja archiwalna. To w niej opisuje się m.in. zasady udostępniania i wypożyczania dokumentacji, ewidencjonowanie udostępnień oraz procedury na wypadek zdarzeń niepożądanych: zaginięcia, uszkodzenia czy stwierdzenia braków w zwróconych jednostkach archiwalnych. Takie sytuacje wymagają jednoznacznych kroków: ustalenia odpowiedzialności, odnotowania zdarzenia, wyjaśnienia okoliczności i zabezpieczenia pozostałej dokumentacji.
Odpowiedź "instrukcja kancelaryjna" jest nieprawidłowa, ponieważ instrukcja kancelaryjna dotyczy przede wszystkim organizacji pracy kancelaryjnej: rejestrowania spraw, znakowania, obiegu pism i prowadzenia akt w toku załatwiania spraw. Nie jest to podstawowy dokument do opisu procedur, które realizuje archiwum w ramach udostępniania już przejętej dokumentacji.
Odpowiedź "wskazówka metodyczna" również nie pasuje: tego typu materiały zwykle pełnią rolę pomocniczą (podpowiadają, jak coś wykonać), ale nie stanowią zasadniczego aktu normującego procedury i odpowiedzialność w jednostce.
Odpowiedź "regulamin organizacyjny" jest zbyt ogólna. Regulaminy opisują strukturę i zadania komórek organizacyjnych, natomiast szczegółowe czynności i tryb postępowania w archiwum (w tym w sytuacjach nadzwyczajnych związanych z udostępnieniami) powinny wynikać z instrukcji archiwalnej.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się udostępnianie, wypożyczanie, braki w teczkach, uszkodzenia akt lub zasady korzystania z dokumentacji archiwalnej, najczęściej właściwym tropem jest instrukcja archiwalna, a nie dokumenty regulujące kancelarię lub ogólną organizację jednostki.
