Opis w pytaniu wskazuje na dwa wymagania jednocześnie: (1) autonomia działów w zakresie własnej dokumentacji oraz (2) możliwość koordynacji między działami. Taki zestaw cech jest typowy dla rozwiązania hybrydowego.
Odpowiedź "System kancelaryjny mieszany" jest poprawna, ponieważ w praktyce oznacza połączenie rozproszenia zadań (dokumenty są prowadzone blisko miejsca ich powstawania, czyli w działach) z elementami wspólnymi, które porządkują współpracę w całej organizacji (np. wspólne zasady klasyfikacji spraw, uzgodniony obieg korespondencji, centralny nadzór lub uzgodnione standardy rejestracji).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują do opisu?
- "System kancelaryjny centralizowany" przenosi kontrolę nad dokumentacją do jednego miejsca/komórki. To utrudnia sytuację, w której każdy dział ma samodzielnie zarządzać własnymi aktami.
- "System kancelaryjny zdecentralizowany" wzmacnia niezależność działów, ale bez dodatkowych rozwiązań koordynacyjnych może prowadzić do niespójności (różne praktyki, trudniejszy przepływ informacji, kłopoty przy sprawach międzydziałowych).
- "System kancelaryjny tradycyjny" jest określeniem nieprecyzyjnym w kontekście kryteriów z pytania (nie mówi wprost, czy system jest centralny, zdecentralizowany czy hybrydowy), więc nie odpowiada na postawiony problem decyzyjny.
Wskazówka egzaminacyjna: w takich zadaniach warto rozbić opis na wymagania i sprawdzić, czy odpowiedź spełnia wszystkie warunki, a nie tylko jeden (tu: kontrola w działach oraz koordynacja w skali firmy).
