Określenie "zbiór przepisów określający sposób postępowania z dokumentami wpływającymi do jednostki, przechowywanymi w niej i wysyłanymi na zewnątrz" odnosi się do dokumentu, który reguluje pełny obieg dokumentów w organizacji. W praktyce biurowej są to zasady obejmujące m.in. przyjmowanie korespondencji, jej otwieranie (jeśli dotyczy), ewidencjonowanie, znakowanie, dekretację (kierowanie do załatwienia), kompletowanie akt sprawy, a także przygotowanie i wysyłkę korespondencji wychodzącej.
Takie zagadnienia opisuje instrukcja kancelaryjna, ponieważ dotyczy ona organizacji pracy kancelarii/sekretariatu i tego, jak dokument "przechodzi" przez jednostkę na poszczególnych etapach.
- "Instrukcja archiwalna" jest kojarzona z archiwizacją, czyli etapem końcowym: zasadami przechowywania, porządkowania, kwalifikowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt. To węższy zakres niż cały obieg korespondencji.
- "Instrukcja inwentaryzacyjna" dotyczy inwentaryzacji, czyli ustalania stanu majątku (np. środków trwałych, wyposażenia, zapasów) i dokumentowania różnic. Nie reguluje standardowo obsługi korespondencji wpływającej i wychodzącej.
- "Instrukcja korespondencyjna" może brzmieć intuicyjnie (bo mowa o korespondencji), ale w typowej terminologii biurowej właściwym dokumentem systemowo opisującym te zasady jest instrukcja kancelaryjna.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się słowa kluczowe typu wpływ, przechowywanie w toku pracy, wysyłka i ogólnie "postępowanie z dokumentami", najczęściej chodzi o procedury kancelaryjne (obieg dokumentów), a nie o archiwum lub inwentaryzację.
