Zestawienie kosztów jest narzędziem, które pozwala ustalić, jakie wydatki faktycznie poniesiono przy organizacji i realizacji imprezy turystycznej. Tego typu zestawienie ma charakter rozliczeniowy: porządkuje koszty (np. transport, noclegi, wyżywienie, bilety, ubezpieczenia, opłaty rezerwacyjne) i stanowi podstawę do podsumowania budżetu przedsięwzięcia.
Dlatego właściwym miejscem dla zestawienia kosztów jest karta rozliczeniowa. To dokument, który służy do rozliczenia imprezy (często po jej zakończeniu), porównania planu z wykonaniem oraz wyciągnięcia wniosków do kolejnych kalkulacji.
Pozostałe propozycje nie spełniają tej funkcji:
- Umowa agencyjna reguluje zasady pośrednictwa/agencyjnej sprzedaży usług (kto w czyim imieniu działa, jaka jest prowizja, zakres obowiązków). Może zawierać elementy finansowe, ale nie jest dokumentem do całościowego zestawienia kosztów imprezy.
- Umowa sprzedaży (z klientem) koncentruje się na przedmiocie świadczenia, cenie i warunkach realizacji usługi. Cena dla klienta nie jest tym samym co szczegółowe rozliczenie kosztów organizatora.
- Warunki uczestnictwa opisują zasady udziału klienta, prawa i obowiązki stron, procedury reklamacyjne itp. To dokument informacyjno-regulaminowy, a nie arkusz rozliczeniowy kosztów.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawiają się słowa "zestawienie kosztów", "rozliczenie", "wydatki" lub "podsumowanie realizacji", szukaj dokumentów o charakterze rozliczeniowym, a nie umów lub regulaminów.
