Udostępnienie dokumentacji osobom spoza jednostki organizacyjnej to czynność obarczona odpowiedzialnością: trzeba ocenić, czy wnioskodawca ma uprawnienie do wglądu, czy nie dochodzi do naruszenia ochrony informacji (np. danych osobowych, tajemnic prawnie chronionych) oraz jaki zakres materiałów może być ujawniony. Z tego powodu w praktyce organizacyjnej decyzję o wyrażeniu zgody podejmuje kierownik jednostki (osoba kierująca jednostką lub upoważniony przełożony), ponieważ to on odpowiada za funkcjonowanie jednostki i bezpieczeństwo dokumentacji.
Odpowiedź "archiwista zakładowy" jest błędna, bo archiwista realizuje zadania ewidencyjne i organizacyjne (przyjmuje akta, prowadzi ich ewidencję, przechowuje, przygotowuje do udostępnienia), natomiast sama zgoda jest decyzją zarządczą. W wielu jednostkach archiwista może obsługiwać procedurę i przygotować komplet dokumentów do decyzji, ale nie powinien samodzielnie przesądzać o udostępnieniu osobom z zewnątrz.
Odpowiedź "kancelaria ogólna" jest błędna, ponieważ kancelaria jest komórką/stanowiskiem obsługującym obieg dokumentów (rejestracja, dekretacja, wysyłka), a nie organem decyzyjnym w sprawie udostępniania. Może przyjąć wniosek lub przekazać go do właściwej osoby, ale nie wydaje zgody jako "kancelaria".
Odpowiedź "pracownik archiwum państwowego" nie pasuje do sytuacji opisanej w pytaniu, bo mowa jest o udostępnieniu dokumentacji znajdującej się w jednostce organizacyjnej (wewnątrz jej zasobu/archiwum zakładowego). Archiwum państwowe ma własne zasady udostępniania materiałów pozostających w jego zasobie, ale nie decyduje automatycznie o dokumentacji, która nie została do niego przekazana.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się sformułowanie "osobom spoza jednostki", szukaj odpowiedzi związanej z odpowiedzialnością i uprawnieniem do podjęcia decyzji, a nie z komórką wykonawczą realizującą czynności techniczne.
