Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego jest elementem nadzoru i kontroli nad dokumentacją w jednostce. Ponieważ ma ono obejmować cały rok sprawozdawczy, archiwista musi najpierw zebrać komplet danych za zakończony rok (m.in. o dokumentacji przejętej z komórek organizacyjnych, udostępnionej lub wypożyczonej, o materiałach archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego oraz o dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej).
Dlatego termin sporządzenia jest wyznaczony na czas po zamknięciu roku, ale jednocześnie na tyle wcześnie, aby kierownik jednostki i właściwe archiwum państwowe otrzymali aktualną informację o funkcjonowaniu archiwum zakładowego. Właściwą datą jest 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- "31 stycznia następnego roku" bywa intuicyjnie wybierane jako "szybkie rozliczenie roczne", ale w praktyce w archiwum zakładowym zwykle nie pozwala to na rzetelne zebranie danych z całej jednostki (np. z wielu komórek organizacyjnych).
- "30 czerwca następnego roku" jest zbyt odległe czasowo – sprawozdanie ma charakter roczny i ma wspierać bieżące zarządzanie dokumentacją, więc nie powinno być odkładane do połowy roku.
- "30 września następnego roku" jest tym bardziej spóźnione i osłabiałoby sens sprawozdawczości jako narzędzia planowania działań archiwum (np. potrzeb lokalowych, porządkowania, brakowania) na kolejny rok.
Wskazówka egzaminacyjna: zapamiętaj, że termin 31 marca jest typowy dla czynności wykonywanych "po zebraniu danych rocznych", ale jeszcze na początku kolejnego roku – zanim rozpocznie się intensywny okres urlopowy i zanim utrwalą się braki w ewidencjach.
