Przepisy kancelaryjno-archiwalne (np. instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego) to dokumenty normujące sposób tworzenia, rejestrowania, klasyfikowania, kwalifikowania i przechowywania dokumentacji w jednostce.
Odpowiedź "z właściwym miejscowo archiwum państwowym" jest poprawna, ponieważ archiwa państwowe sprawują merytoryczny nadzór archiwalny nad narastającym zasobem archiwalnym w jednostkach publicznych. Uzgodnienie ma zapewnić, że rozwiązania kancelaryjne i archiwalne będą zgodne z zasadami postępowania z dokumentacją oraz z wymaganiami dotyczącymi kwalifikacji i okresów przechowywania.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne:
- "z dyrektorem danej jednostki organizacyjnej" – kierownik/dyrektor jednostki może wprowadzać wewnętrzne regulacje, ale w tym zakresie nie zastępuje uzgodnienia z podmiotem sprawującym nadzór archiwalny. To inny typ kompetencji (zarządzanie jednostką vs nadzór archiwalny).
- "z kierownikiem archiwum zakładowego" – archiwum zakładowe jest częścią jednostki i realizuje zadania wewnętrzne (gromadzenie, ewidencja, udostępnianie, przygotowanie do brakowania). Nie jest organem zewnętrznym właściwym do uzgadniania przepisów w trybie nadzoru.
- "z ministrem właściwym do spraw kultury i dziedzictwa narodowego" – minister jest kojarzony z obszarem kultury, jednak uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych w jednostkach odbywa się w relacji do archiwum państwowego właściwego miejscowo (praktycznie: tam kieruje się projekty przepisów do uzgodnienia).
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się zwrot "w porozumieniu/uzgodnieniu" w kontekście przepisów kancelaryjno-archiwalnych, najczęściej chodzi o podmiot nadzorujący postępowanie z dokumentacją, czyli archiwum państwowe właściwe dla siedziby jednostki.
