Brakowanie to selekcja i wycofanie (zwykle zniszczenie) dokumentacji, która nie jest już potrzebna i której okres przechowywania minął zgodnie z przyjętymi zasadami klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej. W praktyce decyzja o brakowaniu powinna wynikać z kategorii archiwalnej oraz procedury obowiązującej w danej jednostce, a nie z samego "wieku" dokumentu.
Odpowiedź "Aktualne dokumenty związane z bieżącymi projektami" jest poprawna, bo takie dokumenty mają bieżącą wartość użytkową: służą do prowadzenia projektu, podejmowania decyzji, rozliczeń, wykazywania wykonania zadań oraz zabezpieczenia interesów jednostki. Zniszczenie ich w trakcie trwania projektu mogłoby uniemożliwić realizację działań albo narazić organizację na ryzyko (np. brak dowodów, brak ciągłości informacji).
Pozostałe odpowiedzi sugerują dokumenty starsze (finansowe/kadrowe/faktury), ale sam zapis "starsze niż 5 lat" czy "sprzed 7 lat" nie przesądza automatycznie o brakowaniu. Część dokumentacji finansowej może mieć dłuższe okresy przechowywania, a dokumentacja kadrowa bywa przechowywana bardzo długo. Dlatego w realnym archiwum zakładowym ocenia się: typ dokumentacji, kategorię archiwalną, upływ wymaganego okresu, a następnie przeprowadza się brakowanie zgodnie z procedurą (w tym sporządzenie spisów i uzyskanie wymaganych akceptacji).
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli wśród odpowiedzi pojawia się dokumentacja bieżąca (aktualnie używana), to co do zasady nie jest ona przeznaczona do brakowania. Dopiero po zakończeniu sprawy/projektu i po wymaganym czasie przechowywania można rozważać dalsze kroki.
