Dane uznawane za wrażliwe (często nazywane też "szczególnymi kategoriami danych") to informacje, których ujawnienie lub niewłaściwe użycie może wprost prowadzić do naruszenia praw i wolności osoby, w tym do nierównego traktowania lub dyskryminacji. Do takich informacji zalicza się m.in. pochodzenie rasowe lub etniczne, ponieważ opisuje ono cechę, na tle której historycznie i społecznie dochodziło do uprzedzeń, wykluczenia lub różnicowania dostępu do usług.
Odpowiedź "Pochodzenie rasowe lub etniczne" jest więc właściwa, bo wskazuje kategorię danych wymagającą szczególnej ochrony i ostrożności w przetwarzaniu (np. ograniczania dostępu, minimalizacji zakresu, starannego uzasadnienia celu przetwarzania oraz odpowiednich zabezpieczeń w archiwum).
Pozostałe odpowiedzi odnoszą się do danych osobowych, ale co do zasady są to dane "zwykłe":
- "Imię i nazwisko" – dane identyfikacyjne, często niezbędne do prowadzenia ewidencji, opisów jednostek archiwalnych czy rejestrów spraw.
- "Numer telefonu" – dane kontaktowe; mogą wymagać ochrony i ograniczenia dostępu, ale nie stanowią same w sobie danych wrażliwych.
- "Adres e-mail" – również dane kontaktowe; może być elementem identyfikacji osoby, jednak nie jest automatycznie zaliczany do kategorii wrażliwych.
W praktyce archiwalnej kluczowe jest, by nie mylić ważności organizacyjnej danych (np. e-mail potrzebny do kontaktu) z ich kwalifikacją jako danych wrażliwych. Obie grupy danych trzeba chronić, ale dane wrażliwe wymagają zwykle dodatkowych, bardziej rygorystycznych środków oraz szczególnej ostrożności przy udostępnianiu dokumentacji.
