W rzeczowym wykazie akt (RWA) każdemu hasłu klasyfikacyjnemu przypisuje się kategorię archiwalną, która przesądza o tym, czy dokumentacja ma wartość trwałą i będzie przechowywana bezterminowo, czy też ma charakter czasowy i po upływie określonego czasu może zostać wybrakowana.
Odpowiedź "A" jest właściwa, ponieważ podstawy prawne działania własnej jednostki (akty, które stanowią fundament funkcjonowania i organizacji jednostki) mają znaczenie długofalowe: są istotne dowodowo, porządkują kompetencje oraz mogą być potrzebne w analizie historii i działalności jednostki. Tego typu dokumentacja co do zasady jest zaliczana do materiałów archiwalnych.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "B50" wskazuje na dokumentację niearchiwalną z długim, ale jednak czasowym okresem przechowywania. To typowe dla spraw, które mogą być potrzebne przez wiele lat, lecz nie stanowią materiałów archiwalnych przechowywanych bezterminowo.
- "B25" również oznacza dokumentację czasową. Jest to częsty wybór błędny, gdy uczeń automatycznie kojarzy "przepisy/podstawy" z aktami administracyjnymi przechowywanymi przez określony czas.
- "BE50" odnosi się do dokumentacji czasowej, która wymaga ekspertyzy przed brakowaniem (oceny, czy nie powinna jednak otrzymać kategorii A). Sam fakt konieczności ekspertyzy nie czyni dokumentacji materiałem archiwalnym; nadal nie jest to kategoria A.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w haśle pojawia się treść fundamentalna dla tożsamości i działania jednostki (np. akty organizujące, podstawowe regulacje), najpierw rozważ kategorię A. Jeśli widzisz liczbę (25/50), to sygnał, że chodzi o przechowywanie czasowe, a nie bezterminowe.
