Oznaczenia pochodzące od twórcy zespołu archiwalnego (np. pieczęcie, adnotacje kancelaryjne, dawne sygnatury, nadruki firmowe) są cechami identyfikującymi proweniencję dokumentu. W praktyce archiwalnej ich analiza odpowiada na pytania: kto wytworzył materiał, w jakiej instytucji lub komórce powstał oraz do jakiego zespołu archiwalnego powinien zostać przypisany. Z tego powodu właściwą czynnością jest "rozpoznanie przynależności zespołowej".
"Systematyzacja" oznacza porządkowanie materiałów według przyjętego układu (np. rzeczowego, chronologicznego, organizacyjnego). To etap organizowania struktury już rozpoznanych materiałów, a nie wnioskowania o ich pochodzeniu na podstawie znaków wytwórcy.
"Segregacja" dotyczy rozdzielania materiałów na grupy według określonego kryterium (np. rodzaju, wartości, stanu, tematyki). Może występować w pracach wstępnych, ale sama w sobie nie jest równoznaczna z identyfikacją przynależności zespołowej wynikającą z analizy pieczęci czy sygnatur.
"Sprawdzenie stanu zachowania zbioru (zespołu)" to działanie oceniające kondycję fizyczną (zabrudzenia, uszkodzenia, zawilgocenia, kruchość papieru itp.) i służy planowaniu zabezpieczenia lub konserwacji. Taka ocena może towarzyszyć oględzinom, ale nie jest celem analizy oznaczeń kancelaryjnych.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się pieczęcie, dawne sygnatury, nazwy urzędów lub inne znaki własnościowe, najczęściej sprawdzana jest umiejętność ustalania pochodzenia i przypisania do zespołu, a nie porządkowania układu czy oceny stanu zachowania.
