W archiwistyce rozróżnia się rodzaje dokumentacji m.in. według postaci (formy i nośnika). W tym ujęciu dokumentacja aktowa obejmuje akta, czyli materiały powstałe w toku działalności urzędów, instytucji lub osób, zwykle mające charakter pism i zapisów kancelaryjnych: podania, decyzje, korespondencję, protokoły, sprawozdania, wykazy itp. W praktyce występują one często jako teczki aktowe, poszyty lub uporządkowane pliki akt.
Pozostałe odpowiedzi odnoszą się do innych, wyspecjalizowanych rodzajów materiałów archiwalnych:
- Dokumentacja obrazowa (ikonograficzna) to materiały przedstawiające obraz: fotografie, negatywy, slajdy, grafiki, plakaty, rysunki czy reprodukcje. Kluczowe jest tu to, że podstawową informacją jest przedstawienie wizualne.
- Dokumentacja sfragistyczna dotyczy pieczęci (np. odcisków pieczętnych, laków, tłoków), a więc materiałów, w których zasadniczą cechą rozpoznawczą są elementy związane z pieczętowaniem i uwierzytelnianiem dokumentów.
- Dokumentacja kartograficzna obejmuje mapy, plany, szkice sytuacyjne, atlasy i inne opracowania przestrzenne. Wyróżnia ją układ kartograficzny, skala, siatka, legenda lub sposób przedstawienia terenu.
Aby poprawnie rozwiązać takie zadanie na egzaminie, warto przyjąć prostą procedurę: (1) rozpoznać, czy materiał jest pismem/aktami, czy przedstawieniem wizualnym, czy mapą/planem, czy też dotyczy pieczęci; (2) dopasować tę cechę do właściwego rodzaju dokumentacji. Najczęstsza pułapka polega na tym, że zarówno akta, jak i mapy czy fotografie mogą być "na papierze" – decyduje jednak funkcja i forma zapisu informacji, nie sam materiał nośnika.
