W rachunkowości dowody księgowe (w tym faktury) podlegają weryfikacji na różnych poziomach, aby ograniczyć ryzyko ujęcia w księgach dokumentu niekompletnego lub błędnego.
Kontrola formalna dotyczy cech "zewnętrznych" dokumentu: kompletności danych, poprawności oznaczeń i wymaganych elementów, podpisów/akceptacji, dat, numerów, danych stron transakcji itp. Dlatego brak danych adresowych nabywcy jest typowym przykładem nieprawidłowości formalnej – to błąd w części identyfikacyjnej dokumentu, a nie w treści gospodarczej czy w obliczeniach.
Kontrola rachunkowa koncentruje się na poprawności arytmetycznej: czy sumy, stawki, mnożenia, podsumowania i wyliczenia podatku są policzone prawidłowo. Sam brak adresu nie jest błędem rachunkowym, bo nie dotyczy działań matematycznych.
Kontrola merytoryczna sprawdza zgodność operacji z rzeczywistością i jej zasadność: czy zakup/sprzedaż faktycznie miały miejsce, czy są zgodne z umową, zamówieniem, protokołem odbioru, czy dotyczą właściwego kontrahenta oraz czy ujęto właściwe pozycje. Brak adresu nie przesądza o niezasadności operacji – to nadal przede wszystkim brak danych formalnych.
Kontrola wstępna bywa rozumiana jako kontrola przed zatwierdzeniem/realizacją lub przed ujęciem w księgach (element procedur wewnętrznych), ale sama nazwa nie opisuje rodzaju błędu. W tym pytaniu chodzi o klasyfikację uchybienia, więc właściwy jest poziom "formalny".
Uwaga praktyczna: wymagany zakres danych na fakturze może zależeć od rodzaju dokumentu i aktualnych przepisów; mimo to, jako klasyfikacja rodzaju kontroli, brak danych identyfikacyjnych jest wykrywany na etapie kontroli formalnej.
