W archiwistyce (także przy materiałach kartograficznych) wiele czynności wykonuje się etapami. Sprawdzenie stanu zachowania zbioru map jest działaniem, które wykonuje się na początku pracy z zespołem/zbiorami, aby rozpoznać ich kondycję fizyczną i przygotować je do dalszego opracowania. Taka kontrola pozwala m.in. wykryć uszkodzenia, braki, zanieczyszczenia czy deformacje, a następnie zdecydować o kolejności działań (np. czy trzeba najpierw zabezpieczyć obiekty, zanim rozpocznie się szczegółowe opracowanie).
Z tego powodu właściwą odpowiedzią jest "porządkowania wstępnego". Porządkowanie wstępne obejmuje czynności przygotowawcze: rozpoznanie materiałów, wstępne uporządkowanie oraz wstępną ocenę ich stanu, aby dalsze prace były bezpieczne i logicznie zaplanowane.
Pozostałe propozycje są nieadekwatne:
- "inwentaryzacji" nie należy utożsamiać z kontrolą stanu zachowania. Inwentaryzacja dotyczy przede wszystkim ewidencjonowania jednostek (ustalenia, co wchodzi w skład zbioru i jak to wykazać w spisie/ewidencji). Może wykorzystywać informacje o stanie, ale nie jest to jej główny cel.
- "klasyfikacji" odnosi się do przyporządkowania materiałów do klas, układu rzeczowego lub przyjętego schematu porządkowania. Sama ocena kondycji fizycznej map nie rozstrzyga o ich klasyfikacji.
- "sporządzania opisu techniki wykonania" dotyczy charakterystyki sposobu wytworzenia obiektu (np. technika, materiał, rodzaj druku/rysunku). To opis cech wykonania, a nie kontrola stanu zachowania (czy obiekt jest zniszczony, zdekompletowany itp.).
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawiają się zwroty typu "sprawdzenie stanu", "ocena zachowania", "wstępna kontrola" – najczęściej chodzi o etap przygotowawczy, czyli porządkowanie wstępne, a nie o ewidencję (inwentaryzację) czy porządkowanie merytoryczne (klasyfikację).
