Nagłówek pisma pełni funkcję identyfikacyjną i porządkującą: ma umożliwić szybkie ustalenie, kiedy dokument powstał, kto go wysłał, do kogo został skierowany oraz czego dotyczy. W przedstawionej tabeli właśnie te cztery informacje zostały wyodrębnione jako pola opisu korespondencji, więc komplet nagłówka (w rozumieniu zadania) to: data, nadawca, odbiorca i temat.
Odpowiedź "Data, Nadawca, Odbiorca, Temat" jest właściwa, bo uwzględnia wszystkie elementy potrzebne do jednoznacznego przypisania pisma do sprawy i uczestników korespondencji. Takie dane są praktyczne zarówno w rejestrze korespondencji, jak i przy tworzeniu pism przewodnich (np. do umów, ofert czy uzgodnień).
- Wariant "Data, Nadawca, Temat" jest niepełny, ponieważ bez odbiorcy nie wiadomo, do jakiego adresata kierowano dokument; w praktyce utrudnia to kontrolę wysyłek i rozliczanie obiegu dokumentów.
- Wariant "Nadawca, Odbiorca, Temat" pomija datę, co osłabia możliwość ustalenia chronologii oraz terminów w sprawie (np. kolejność ustaleń, terminy odpowiedzi).
- Wariant "Data, Odbiorca, Temat" pomija nadawcę, więc nie da się ustalić strony inicjującej kontakt; to częsty błąd w ewidencjonowaniu korespondencji, bo utrudnia późniejsze wyjaśnienia i wyszukiwanie dokumentów.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w zadaniu pojawia się tabela z polami opisu korespondencji, zwykle chodzi o wybór zestawu kompletnych pól identyfikacyjnych. Najpierw odczytaj wszystkie nagłówki kolumn, a dopiero potem porównuj je z odpowiedziami.
