W opisie teczki aktowej elementy datowania powinny wynikać z treści teczki, czyli z dat dokumentów, które faktycznie się w niej znajdują. "Data skrajna" odnosi się do granic chronologicznych materiału w jednostce archiwalnej: opis ma wskazywać, jaki okres obejmują dokumenty w teczce, aby można było je szybko zidentyfikować i odróżnić od teczek z innych lat.
Odpowiedź "najpóźniejszego dokumentu w danej teczce aktowej" jest zgodna z tym podejściem, bo wskazuje granicę końcową chronologii teczki. W praktyce, gdy opis obejmuje zakres, używa się również daty najwcześniejszego dokumentu jako początku; pytanie jednak akcentuje pojedynczą datę, więc testuje rozumienie, że chodzi o datę wynikającą z dokumentów, a nie z operacji kancelaryjnych.
Dlaczego pozostałe propozycje są niepoprawne?
- "Przekazania materiałów do archiwum państwowego" dotyczy czynności przekazania i drogi dokumentacji, a nie dat dokumentów. Taka data może się pojawić w dokumentacji pomocniczej (np. protokołach), ale nie definiuje chronologii teczki.
- "Przekazania dokumentów do kancelarii" również opisuje etap obiegu dokumentów. Różne pisma z różnych lat mogą trafić do kancelarii tego samego dnia, więc ta data nie odzwierciedla zakresu chronologicznego zawartości.
- "Pierwszego wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego" jest zdarzeniem eksploatacyjnym (udostępnianie), które może wystąpić długo po wytworzeniu akt. Użycie takiej daty zniekształcałoby informację o okresie, z którego pochodzą dokumenty.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy opisu teczki (dat, tytułu, symbolu klasyfikacyjnego), w pierwszej kolejności myśl o danych wynikających z zawartości teczki, a dopiero w drugiej o metadanych związanych z obiegiem (przekazanie, wypożyczenie, brakowanie).
