W praktyce archiwalnej stosuje się różne rodzaje zestawień (spisów) w zależności od celu czynności oraz rodzaju dokumentacji. W tym zadaniu kluczowe jest rozpoznanie, że chodzi o formularz przeznaczony do sporządzenia spisu geodezyjnych i kartograficznych materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego. Taki spis pełni funkcję ewidencyjną: porządkuje przekazywany zasób i ułatwia kontrolę kompletności przekazania.
Odpowiedzi zawierające sformułowanie o przeznaczeniu "na makulaturę lub zniszczenie" opisują inną procedurę: brakowanie. Brakowanie dotyczy dokumentacji niearchiwalnej i ma na celu wyłączenie jej z dalszego przechowywania, a nie przekazanie do archiwum państwowego. W zadaniach egzaminacyjnych to częsta pułapka, bo oba procesy korzystają z formalnych wykazów/spisów, ale służą różnym celom.
Propozycja dotycząca "spisu zdawczo‑odbiorczego materiałów archiwalnych (dokumentacji technicznej) przekazywanych do archiwum państwowego" jest bliska poprawnej, bo także mówi o przekazaniu. Jest jednak nieprecyzyjna względem specjalistycznej grupy materiałów: geodezyjnych i kartograficznych. W praktyce formularze mogą być zróżnicowane dla określonych typów dokumentacji, a nazwa i układ rubryk zwykle odzwierciedlają, czego spis dotyczy.
Aby poprawnie rozwiązywać podobne pytania na egzaminie, warto:
- zawsze najpierw ustalić, czy czynność dotyczy przekazania, czy brakowania,
- zwracać uwagę na kwalifikator rodzaju materiałów (np. geodezyjne, kartograficzne, techniczne, aktowe),
- łączyć nazwy formularzy z typowymi etapami pracy archiwum: porządkowanie, ewidencja, przekazanie, selekcja i wycofanie.
W tym ujęciu poprawna jest odpowiedź wskazująca na sporządzenie spisu geodezyjnych i kartograficznych materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, ponieważ opisuje właściwy cel i właściwy typ materiałów.
