Archiwum zakładowe jest komórką odpowiedzialną za przejmowanie dokumentacji wytworzonej w jednostce po tym, gdy nie jest już ona potrzebna do bieżącej pracy komórek organizacyjnych. Dlatego odpowiedź "przejmowanie akt z komórek organizacyjnych danego zakładu pracy" odpowiada typowemu, podstawowemu zakresowi działania archiwum zakładowego: przyjęciu akt, ich ewidencji oraz zapewnieniu dalszego przechowywania.
Pozostałe propozycje są mylące, bo dotyczą obszarów, w których archiwum zakładowe co najwyżej może uczestniczyć pomocniczo, ale nie jest głównym "właścicielem" decyzji:
- "przeprowadzanie szkoleń z zakresu biurowości" – szkolenia to zwykle zadanie kadry kierowniczej, komórki administracyjnej lub osób wyznaczonych; archiwum może wspierać merytorycznie, ale nie jest to typowe zadanie definiujące archiwum.
- "zdejmowanie klauzul tajności z dokumentacji" – zniesienie/zmiana klauzuli jest decyzją uprawnionych osób/organów, wynikającą z odrębnych przepisów o ochronie informacji; archiwum zakładowe nie nadaje i nie znosi takich uprawnień samodzielnie.
- "wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji, której czas przechowywania upłynął" – brakowanie jest procedurą, w której uczestniczą różne podmioty, a "zgoda" ma charakter formalny i nie zawsze należy do archiwum zakładowego. Archiwum może przygotować dokumentację do brakowania, ale nie jest domyślnym organem zatwierdzającym.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pojawiają się odpowiedzi z "poważnymi uprawnieniami" (np. zdejmowanie tajności, wydawanie zgód), warto sprawdzić, czy nie są to kompetencje zastrzeżone dla kierownictwa lub instytucji zewnętrznych, a nie dla archiwum zakładowego.
