W praktyce kancelaryjno-archiwalnej kluczowa jest zasada, że komórka organizacyjna (twórca dokumentacji) odpowiada za przygotowanie akt do przekazania. Oznacza to m.in. ułożenie dokumentów w teczkach zgodnie z przyjętym układem spraw, sprawdzenie kompletności, usunięcie elementów zbędnych technicznie (np. duplikatów roboczych, jeśli procedury na to pozwalają) oraz przygotowanie danych do spisu zdawczo-odbiorczego.
Odpowiedź "komórki, która wytworzyła dokumentację" jest poprawna, ponieważ to ta komórka ma najlepszą wiedzę o treści akt i potrafi je uporządkować tak, by zachować logiczny porządek prowadzonych spraw. Dzięki temu archiwum zakładowe otrzymuje dokumentację w stanie umożliwiającym szybkie przejęcie i prawidłową ewidencję.
- "archiwum państwowego" jest nieprawidłowe, bo archiwum państwowe nie zajmuje się bieżącym porządkowaniem dokumentacji jednostki na etapie przekazywania do archiwum zakładowego; to inny szczebel systemu archiwalnego i inny zakres zadań.
- "archiwum zakładowego" jest mylące: archiwum zakładowe może kontrolować poprawność przygotowania, przyjąć akta i je ewidencjonować, ale zasadnicze porządkowanie powinno nastąpić po stronie twórcy, zanim dokumentacja zostanie przekazana.
- "komórki, która wybrakowała dokumentację" nie pasuje, bo brakowanie dotyczy wydzielania dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia zgodnie z procedurą, a nie porządkowania całej dokumentacji przekazywanej do przechowywania.
Na egzaminie warto pamiętać prostą regułę: twórca dokumentacji przygotowuje i porządkuje, a archiwum zakładowe przejmuje i zapewnia przechowywanie oraz udostępnianie. To rozróżnienie często rozwiązuje podobne pytania jednokrotnego wyboru.
