Metryka sprawy to dokument porządkujący przebieg załatwiania konkretnej sprawy administracyjnej. Jej istotą jest to, że działa jak "mapa" czynności w aktach: wskazuje, kto (jakie osoby) wykonywał czynności w sprawie oraz jakie czynności zostały podjęte, zwykle z odniesieniem do dokumentów zgromadzonych w aktach. Dzięki temu możliwe jest szybkie odtworzenie historii prowadzenia sprawy oraz kontrola poprawności i kompletności działań organu.
Odpowiedź "metryka sprawy" pasuje do opisu, bo obejmuje jednocześnie dwa elementy: (1) identyfikację osób uczestniczących w czynnościach oraz (2) zestawienie czynności z odesłaniami do dokumentów. To dokładnie odpowiada funkcji metryki jako narzędzia porządkującego dokumentację i ułatwiającego przegląd akt.
Pozostałe odpowiedzi są nieadekwatne, ponieważ dotyczą innego poziomu szczegółowości albo innej funkcji:
- "Spis spraw" jest kojarzony z ewidencją/rejestrem spraw (zestawieniem wielu spraw), a nie z opisem czynności w ramach jednej, konkretnej sprawy i wskazaniem osób wykonujących czynności.
- "Protokół" sporządza się zwykle dla określonej czynności lub zdarzenia (np. z przebiegu konkretnego działania), więc nie spełnia roli całościowego wykazu wszystkich osób i wszystkich czynności w całym postępowaniu.
- "Notatka służbowa" ma charakter pomocniczy i opisuje zazwyczaj wybrane ustalenia lub przebieg pojedynczego kontaktu/zdarzenia; nie jest formalnym, zbiorczym dokumentem porządkującym całą sekwencję czynności wraz z odesłaniami do akt.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się "wszystkie osoby", "wszystkie czynności" oraz "odesłania do dokumentów", szukaj dokumentu o funkcji rejestru przebiegu sprawy, a nie zapisu jednej czynności.
