Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA3 - CZERWIEC 2021



PYTANIE NR 5.
Dokumentacja prowadzona systemem dziennikowym posiada układ
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
W systemie dziennikowym podstawą ewidencji jest dziennik, w którym pisma wpisuje się w kolejności wpływu lub wysyłki. Porządkowanie dokumentacji wynika więc z następstwa dat i numerów wpisów, czyli ma układ chronologiczny, a nie alfabetyczny czy rzeczowy.

Pełne wyjaśnienie:

System dziennikowy opiera się na prowadzeniu rejestru (dziennika), do którego wpływające i wychodzące pisma są wpisywane kolejno, zgodnie z momentem ich zarejestrowania. Kluczowym kryterium jest tu czas: data wpływu/wysyłki oraz kolejny numer wpisu.

Dlatego dokumentacja prowadzona tym systemem ma układ chronologiczny – pozwala to odtworzyć przebieg korespondencji i kolejność zdarzeń w obsłudze dokumentów.

  • Odpowiedź "strukturalny" jest błędna, bo nie opisuje typowego kryterium porządkowania wynikającego z dziennika; "struktura" może kojarzyć się z układem organizacyjnym jednostki, ale nie jest istotą systemu dziennikowego.
  • Odpowiedź "alfabetyczny" jest błędna, bo wymagałaby porządkowania według nazw (np. nadawców, adresatów lub haseł), a w systemie dziennikowym podstawą wyszukania jest zwykle numer i data wpisu.
  • Odpowiedź "rzeczowy" jest błędna, bo odnosi się do klasyfikacji według tematu/sprawy (np. w oparciu o wykaz akt). To inny sposób organizowania dokumentacji niż porządkowanie zgodne z kolejnością wpisów w dzienniku.

W praktyce, jeżeli potrafisz wskazać, co jest "osią" danego systemu kancelaryjnego, łatwo dobierzesz właściwy układ: gdy osią jest dziennik i kolejne wpisy – właściwa jest chronologia.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest system dziennikowy w kancelarii?
System dziennikowy to sposób prowadzenia dokumentacji, w którym kluczowa jest rejestracja pism w dzienniku (rejestrze) w kolejności ich wpływu lub wysyłki. Punktem odniesienia stają się data i kolejny numer wpisu, co ułatwia odtwarzanie chronologii obiegu pism.
Dlaczego dokumentacja w systemie dziennikowym ma układ chronologiczny?
Ponieważ podstawą ewidencji jest dziennik, gdzie wpisów dokonuje się kolejno w czasie. Skoro identyfikacja dokumentu opiera się na dacie i numerze wpisu, naturalnym porządkiem materiałów jest następstwo czasowe, czyli układ chronologiczny.
Co oznacza układ chronologiczny dokumentacji?
Układ chronologiczny oznacza uporządkowanie dokumentów według czasu: dat (np. wpływu, wysyłki, sporządzenia) oraz wynikającej z tego kolejności. Dzięki temu łatwo prześledzić, które pismo było wcześniej, a które później, bez grupowania według tematów czy nazw.
Jak odróżnić układ rzeczowy od chronologicznego?
Układ rzeczowy grupuje dokumenty według tematu/sprawy (np. dział, hasło klasyfikacyjne), a dopiero w ramach grupy można stosować daty. Układ chronologiczny nie tworzy grup tematycznych – podstawą jest kolejność w czasie (data i kolejny wpis), typowa dla rejestracji dziennikowej.
Czy układ alfabetyczny pasuje do systemu dziennikowego?
Zwykle nie. Układ alfabetyczny wymaga klucza w postaci nazw (np. nadawców, miejscowości, haseł), a system dziennikowy opiera się na numerze i dacie rejestracji. W praktyce alfabetyczne wykazy mogą występować pomocniczo, ale nie są podstawowym układem dokumentacji dziennikowej.
Jakie dane są najważniejsze w dzienniku podawczym?
Najważniejsze są te, które pozwalają jednoznacznie zidentyfikować pismo: kolejny numer wpisu i data rejestracji, a także podstawowe informacje o piśmie (np. nadawca/odbiorca, krótki opis). To właśnie numer i data decydują, że porządek jest chronologiczny.
Kiedy w praktyce szuka się dokumentu po numerze dziennika?
Gdy znasz datę wpływu lub masz informację z obiegu kancelaryjnego (np. potwierdzenie rejestracji) i chcesz szybko odnaleźć pismo. Numer dziennika działa jak identyfikator: prowadzi do konkretnego wpisu, a ten do właściwego dokumentu lub teczki.
Jakie błędy uczniowie robią przy pytaniach o układ dokumentacji?
Często wybierają "rzeczowy" lub "alfabetyczny", bo brzmią jak typowe porządki w archiwum, nie analizując, o jaki system prowadzenia dokumentacji chodzi. Pomaga pytanie kontrolne: co jest osią ewidencji – temat (rzeczowy) czy czas i numer rejestru (chronologiczny)?
Co oznacza odpowiedź "strukturalny" w kontekście akt?
"Strukturalny" może kojarzyć się z porządkowaniem według struktury organizacyjnej jednostki (komórki, wydziały), ale nie jest typowym, podstawowym układem wynikającym z systemu dziennikowego. W zadaniach egzaminacyjnych kluczowe jest rozpoznanie kryterium czasu.
Jak przygotować się do pytań o systemy kancelaryjne na egzaminie archiwisty?
Ucz się poprzez porównania: dla każdego systemu zapamiętaj, co jest podstawą ewidencji (np. dziennik, sprawa/hasło) i jaki układ z tego wynika. Ćwicz na krótkich opisach przypadków, a odpowiedzi weryfikuj pytaniem: "po czym najłatwiej odnaleźć dokument?"
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 58% zdających egzamin. średnie

Według specjalistów z branży: "W systemie dziennikowym podstawą ewidencji jest dziennik, w którym pisma wpisuje się w kolejności wpływu lub wysyłki."

Źródła:

  • ISO 15489-1:2016, Information and documentation — Records management — Part 1: Concepts and principles

Materiały:

  • Materiały dydaktyczne z kancelarii i archiwistyki dotyczące systemów kancelaryjnych
  • Ćwiczenia z rejestrowania korespondencji i prowadzenia dziennika podawczego
  • Słowniki/kompendia terminologii kancelaryjno-archiwalnej
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego