W systemie kancelaryjnym dziennikowym rejestracja i prowadzenie dokumentacji są silnie powiązane z przebiegiem spraw i ich chronologią w zakresie zakładania (wszczynania) kolejnych spraw. Gdy sprawy są już skompletowane (czyli zakończone i zebrane w akta sprawy), układ w teczce powinien wspierać szybkie odszukanie sprawy oraz odzwierciedlać porządek ich powstawania.
Dlatego poprawna jest odpowiedź: "Według kolejności wszczynania spraw." – porządkuje ona teczkę na poziomie spraw (a nie pojedynczych pism), co jest kluczowe przy pracy z aktami spraw zakończonych.
Pozostałe propozycje są mylące, bo odnoszą się do cech pojedynczego pisma lub obiegu korespondencji, a nie do układu akt spraw:
- "Według instytucji wysyłających pisma." – nadawca może się zmieniać w trakcie sprawy, a jedna instytucja może występować w wielu sprawach; taki układ utrudnia zachowanie ciągłości akt sprawy.
- "Według daty dekretacji pisma." – dekretacja dotyczy obiegu konkretnego pisma (dyspozycji co do załatwienia), a nie jest stabilnym kryterium porządku dla całych akt spraw.
- "Według daty rejestracji pisma w kancelarii." – rejestruje się wpływy/wyjścia pism, ale w aktach sprawy istotniejszy jest porządek spraw, a nie chronologia rejestracji pojedynczych dokumentów z różnych spraw.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu występuje sformułowanie "skompletowane sprawy", myśl o porządkowaniu akt spraw, a nie o sortowaniu korespondencji według dat stempla, rejestru czy dekretacji.
