W bezdziennikowym systemie kancelaryjnym podstawową jednostką ewidencji jest sprawa, czyli zdarzenie lub stan rzeczy wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych. Takie sprawy rejestruje się w spisie spraw prowadzonym dla odpowiedniej klasy końcowej wykazu akt. Rejestracja w spisie spraw wiąże się z nadaniem znaku sprawy i gromadzeniem akt sprawy, czyli dokumentacji odzwierciedlającej przebieg jej załatwiania od wpływu do zakończenia.
Pisma dotyczące budżetu co do zasady dotyczą planowania, zmian lub uzgodnień finansowych i wywołują działania merytoryczne (np. opiniowanie, akceptację, decyzję). Z tego powodu stanowią typową korespondencję inicjującą lub prowadzącą sprawę, a więc podlegają rejestracji w spisie spraw.
Pozostałe odpowiedzi odnoszą się do materiałów, które zwykle nie tworzą odrębnej sprawy:
- Dowody wpływu pełnią funkcję pomocniczą (ewidencyjną) – potwierdzają przyjęcie przesyłki, ale same nie są przedmiotem merytorycznego załatwienia jako sprawa.
- Życzenia i podziękowania wprost należą do typowych przykładów dokumentacji nietworzącej akt spraw (o ile nie stanowią elementu konkretnej sprawy), więc nie ma podstaw, by zakładać dla nich sprawę w spisie spraw.
- Listy obecności również są klasycznym przykładem dokumentacji nietworzącej akt spraw: są przechowywane w odpowiedniej klasie rzeczowej, ale bez rejestrowania jako sprawa.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli dokument wymaga podjęcia działań merytorycznych i może mieć etapowy przebieg (analiza → uzgodnienie → rozstrzygnięcie), najczęściej należy zarejestrować sprawę. Jeśli dokument jest rutynowy, informacyjny lub ewidencyjny i nie wymaga załatwienia, zwykle trafia do klasy wykazu akt bez rejestracji sprawy.
