Zasada adekwatności (często opisywana też jako minimalizacja danych) oznacza, że administrator powinien zbierać i wykorzystywać dane osobowe tylko w takim zakresie, jaki jest rzeczywiście potrzebny do jasno określonego celu. W praktyce usług pocztowych typowym celem jest przyjęcie, nadanie i doręczenie przesyłki oraz kontakt w sprawach operacyjnych (np. doprecyzowanie adresu, awizacja).
Dlatego poprawna jest odpowiedź: "Użycie numeru telefonu do marketingu bez zgody klienta." Marketing to cel odrębny od realizacji usługi doręczenia. Wykorzystanie numeru telefonu "przy okazji" nadania przesyłki powoduje, że dane są użyte do czegoś, co nie jest niezbędne do wykonania tej usługi. Dodatkowo marketing zwykle wymaga spełnienia dodatkowych warunków (np. właściwej podstawy), co wzmacnia ocenę, że takie działanie jest nieprawidłowe w kontekście adekwatności.
Pozostałe działania mogą być zgodne z adekwatnością, o ile są proporcjonalne do celu:
- "Przechowywanie danych w celu dostarczenia przesyłki." Jest związane bezpośrednio z realizacją usługi; dane są potrzebne, by przesyłkę prawidłowo doręczyć oraz rozliczyć lub udokumentować usługę.
- "Aktualizowanie adresu na podstawie informacji od klienta." Aktualizacja może być konieczna, aby utrzymać poprawność danych używanych do doręczenia i kontaktu. To wspiera cel usługi i ogranicza ryzyko błędów operacyjnych.
- "Sprawdzenie tożsamości klienta na podstawie tych danych." Weryfikacja tożsamości bywa uzasadniona bezpieczeństwem (np. przy wydaniu przesyłek wymagających potwierdzeń). Kluczowe jest, by zakres weryfikacji nie był nadmierny względem sytuacji.
Na egzaminie warto myśleć schematem: cel → niezbędność → proporcjonalność. Jeśli czynność nie jest potrzebna do wykonania usługi i służy innemu celowi (np. marketing), najczęściej narusza zasadę adekwatności/minimalizacji.
