Pytanie dotyczy zasady, która mówi o ograniczeniu okresu przechowywania danych do czasu, w którym są one rzeczywiście potrzebne dla celu, dla którego je zebrano i przetwarza się je w organizacji (np. do realizacji usługi, rozliczeń, obsługi reklamacji).
Poprawna jest odpowiedź "Zasada czasowości.", ponieważ wskazuje na wymóg, by dane nie były przechowywane "na wszelki wypadek" bez końca. W praktyce oznacza to konieczność ustalania okresów retencji (np. dla dokumentów operacyjnych, zapisów systemowych, danych kontaktowych klienta) oraz wykonywania działań po ich upływie, takich jak usunięcie danych, anonimizacja albo przeniesienie do archiwum tylko wtedy, gdy istnieje ku temu uzasadnienie.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- "Zasada celowości." dotyczy tego, że dane zbiera się i wykorzystuje w konkretnym, jasno określonym celu. Sama nie odpowiada na pytanie "jak długo", tylko "po co".
- "Zasada adekwatności." odnosi się do zakresu danych (aby były stosowne i nie nadmiarowe względem celu). To kryterium "ile/jakie dane", a nie "jak długo".
- "Zasada rzetelności." wiąże się z prawidłowym, uczciwym przetwarzaniem oraz jakością działań organizacji wobec osoby, której dane dotyczą. Nie jest to zasada definiująca limit czasu przechowywania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pytania pojawiają się sformułowania "przechowywane tylko tak długo" lub "okres niezbędny", niemal zawsze chodzi o zasadę odnoszącą się do retencji/czasu przechowywania, a nie do celu czy minimalizacji zakresu danych.
