Inwentarz realny zespołu to pomoc archiwalna o funkcji przede wszystkim ewidencyjnej. Jego istotą jest pokazanie, jakie jednostki archiwalne danego zespołu rzeczywiście znajdują się w określonym miejscu przechowywania, czyli w konkretnym archiwum. Dlatego poprawne jest stwierdzenie, że zawiera informacje o wszystkich jednostkach archiwalnych zespołu przechowywanych w danym archiwum.
Odpowiedź "o tytule, datach i uwagach dotyczących jednostek archiwalnych zespołu" może brzmieć wiarygodnie, bo takie elementy często pojawiają się w opisach jednostek. Jednak pytanie dotyczy tego, co definiuje inwentarz realny: zakres ujęcia i funkcja ewidencji, a nie katalog szczegółowych pól opisu każdej jednostki. Inwentarz realny może zawierać pewne elementy opisu, ale nie one przesądzają o jego definicji.
Stwierdzenie "o wszystkich jednostkach archiwalnych zespołu, także tych w innych archiwach" jest błędne, ponieważ rozszerza zakres informacji poza jedną instytucję. Taki opis sugeruje ujęcie globalne (ponadinstytucjonalne) lub próbę objęcia rozproszonego zasobu, co nie odpowiada istocie inwentarza realnego jako wykazu jednostek przechowywanych w konkretnym archiwum.
Odpowiedź "o zawartości poszczególnych jednostek archiwalnych" dotyczy raczej charakterystyki treści (streszczeń, opisów merytorycznych). To inny typ informacji niż ewidencja jednostek jako elementów zespołu. W praktyce archiwalnej rozróżnia się narzędzia służące do rejestracji i identyfikacji jednostek od narzędzi opisujących ich treść.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pojawia się termin "inwentarz realny", szukaj skojarzenia: "realny = faktycznie u mnie, w tym archiwum". To ułatwia odróżnienie od odpowiedzi sugerujących opis treści lub ujęcie w wielu archiwach.
