W księgach rachunkowych każda operacja gospodarcza powinna mieć wiarygodną podstawę dokumentacyjną (dowód księgowy). Dla sprzedaży towarów na rzecz kontrahenta typowym dokumentem, który opisuje zdarzenie (co sprzedano, komu, w jakiej ilości i wartości, na jakich warunkach), jest faktura. To ona stanowi bezpośredni dowód dokonania sprzedaży i jest podstawą ujęcia przychodu ze sprzedaży oraz rozrachunku z odbiorcą.
Dlaczego pozostałe dokumenty nie są właściwą podstawą ujęcia samej sprzedaży?
- "Nota korygująca" – jest dokumentem służącym do poprawienia określonych danych (zwykle formalnych) w dokumencie sprzedaży, a nie do udokumentowania pierwotnej sprzedaży jako takiej. Sama w sobie nie "tworzy" sprzedaży, tylko odnosi się do dokumentu pierwotnego.
- "Paragon fiskalny" – dokumentuje sprzedaż ewidencjonowaną na kasie, najczęściej w sprzedaży detalicznej. W relacji z kontrahentem (zwłaszcza w obrocie gospodarczym) podstawowym dokumentem sprzedaży jest faktura; paragon może wystąpić, ale nie jest typową i pełną podstawą ujęcia sprzedaży na rzecz kontrahenta w księgach w ujęciu zadaniowym.
- "Wyciąg bankowy" – potwierdza przepływ środków pieniężnych (zapłatę), więc jest podstawą do ujęcia operacji na rachunku bankowym. Nie opisuje jednak szczegółów sprzedaży (przedmiotu, ilości, ceny) i nie zastępuje dokumentu sprzedaży.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy sprzedaży towarów i ujęcia jej w księgach, najpierw szukaj dokumentu, który dowodzi zdarzenia sprzedaży (faktura), a dopiero potem dokumentów, które potwierdzają zdarzenia towarzyszące, takie jak zapłata (wyciąg) czy korekty (nota).
