W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej kluczową zasadą jest zabezpieczenie dokumentacji archiwalnej i zapewnienie jej dalszego, legalnego przechowywania. Dlatego właściwym działaniem jest przeniesienie (przekazanie) dokumentacji do archiwum państwowego lub innego odpowiedniego miejsca, czyli takiego, które jest uprawnione do przejęcia i dalszego przechowywania akt po zakończeniu działalności jednostki.
Takie przekazanie w praktyce oznacza m.in. uporządkowanie akt, przygotowanie ewidencji/spisów oraz zorganizowanie formalnego przekazania, aby nie doszło do zagubienia dokumentów i aby można było w przyszłości potwierdzić ich pochodzenie i kompletność. Jest to istotne zarówno dla materiałów o wartości historycznej, jak i dla dokumentów o wartości dowodowej (np. dotyczących praw pracowniczych czy rozliczeń).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Przenieść dokumentację do innego archiwum." – sformułowanie jest zbyt ogólne. Nie każde "inne archiwum" będzie właściwe lub uprawnione do przejęcia dokumentacji po zlikwidowanej jednostce; potrzebne jest miejsce właściwe i odpowiedzialne za dalsze przechowywanie.
- "Zniszczyć całą dokumentację." – niszczenie dokumentacji (brakowanie) nie jest czynnością dowolną i nie dotyczy wprost dokumentacji archiwalnej przeznaczonej do trwałego zachowania. Przy likwidacji priorytetem jest ochrona i przekazanie, a nie likwidacja zasobu.
- "Zatrzymać dokumentację dla siebie." – dokumentacja jednostki nie jest własnością prywatną pracownika; takie działanie grozi utratą akt, naruszeniem ochrony danych i brakiem możliwości odtworzenia spraw.
Na egzaminie warto zapamiętać regułę: likwidacja jednostki = przekazanie i zabezpieczenie dokumentacji w instytucji właściwej, a nie niszczenie lub "przechowanie na własną rękę".
