W sytuacji likwidacji jednostki organizacyjnej trzeba zapewnić właściwe postępowanie z dokumentacją, w tym z dokumentacją niearchiwalną nieprzeterminowaną (czyli taką, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął). Zanim dokumentacja trafi do sukcesora albo do podmiotu, który będzie ją odpłatnie przechowywał, musi zostać uporządkowana: kompletna, prawidłowo ułożona, opisana i przygotowana do dalszego przechowywania.
Likwidator jest osobą, która prowadzi sprawy likwidowanej jednostki i odpowiada za doprowadzenie jej spraw do stanu umożliwiającego zakończenie działalności, w tym za zabezpieczenie i przekazanie dokumentacji. Dlatego to likwidator powinien zająć się zorganizowaniem (i dopilnowaniem) uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej przed przekazaniem jej dalej.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe:
- Sukcesor jest podmiotem przejmującym, ale pytanie dotyczy etapu po ustaleniu sukcesora i przed przekazaniem dokumentacji. Obowiązek uporządkowania wynika z odpowiedzialności za likwidowaną jednostkę, a nie z faktu przyszłego przejęcia.
- Pracownik archiwum zakładowego może wykonywać czynności techniczne w ramach swoich zadań, ale w realiach likwidacji kluczowa jest odpowiedzialność formalna za całość procesu. Pytanie pyta, kto powinien się tym zająć, czyli kto jest właściwy jako podmiot odpowiedzialny.
- Przedstawiciel archiwum państwowego nie jest typowym wykonawcą porządkowania dokumentacji niearchiwalnej jednostki; archiwum państwowe pełni rolę instytucji nadzoru i przejmuje materiały archiwalne, natomiast porządkowanie dokumentacji jednostki pozostaje po stronie podmiotu przekazującego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się likwidacja, szukaj odpowiedzi wskazującej na osobę odpowiedzialną za zamknięcie działalności i zabezpieczenie spraw jednostki, a nie na przyszłego przejmującego lub instytucję nadzorującą.
