"Akta sprawy" to uporządkowany zestaw dokumentów dotyczących jednej, konkretnej sprawy prowadzonej w komórce organizacyjnej. W praktyce są to materiały, które powstały lub zostały zgromadzone w toku załatwiania sprawy i są potrzebne do jej udokumentowania: korespondencja wpływająca i wychodząca, notatki służbowe, uzgodnienia, projekty i wersje dokumentów, a także materiały będące podstawą rozstrzygnięcia.
Odpowiedź "Karty urlopowe." jest właściwa, ponieważ dokumentacja urlopowa dotyczy ewidencjonowania i rozliczania uprawnień pracowniczych (obszar kadrowy). Tego typu dokumenty gromadzi się w dokumentacji pracowniczej (osobowej) lub w wyodrębnionych zbiorach/teczkach kadrowych, a nie jako element akt jednej sprawy merytorycznej prowadzonej np. w wydziale rzeczowym.
Pozostałe propozycje mogą (zależnie od charakteru sprawy i przyjętej organizacji pracy) występować w aktach sprawy lub w aktach prowadzonych dla danego zagadnienia:
- "Sprawozdania." bywają dokumentami końcowymi lub okresowymi w sprawach (np. realizacji zadania, projektu, kontroli). Mogą stanowić dowód wykonania czynności i wtedy są częścią dokumentacji sprawy.
- "Opinie prawne." często są elementem uzasadnienia i podstawą decyzji/stanowiska w sprawie. Jeżeli zostały pozyskane dla konkretnego postępowania lub rozstrzygnięcia, logicznie wchodzą do akt tej sprawy.
- "Plany pracy." mają charakter planistyczny i mogą tworzyć dokumentację dotyczącą zadań komórki lub przedsięwzięcia. W części przypadków nie są "aktami sprawy" sensu stricto, ale w praktyce mogą pojawić się w teczkach tematycznych lub sprawach związanych z organizacją realizacji zadania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz dokument stricte kadrowy (urlopy, czas pracy, dane osobowe), najpierw rozważ, czy nie należy on do dokumentacji osobowej/pracowniczej, a nie do akt spraw merytorycznych. Z kolei dokumenty tworzące rozstrzygnięcie lub uzasadnienie (np. opinie) najczęściej trafiają do akt sprawy.
