Karta rejestracyjna służy potwierdzeniu danych gościa oraz akceptacji warunków pobytu. Kluczowe jest to, że kartę wypełnia i podpisuje osoba zawierająca umowę, czyli co do zasady osoba pełnoletnia.
W opisanej sytuacji w hotelu melduje się czteroosobowa rodzina: dwoje dorosłych (Anna i Andrzej) oraz dwoje dzieci (5 i 7 lat). Dzieci w tym wieku nie są traktowane jako samodzielne strony umowy i nie składają podpisu na dokumentach. W praktyce recepcyjnej dane dzieci ujmuje się najczęściej w części typu "osoby towarzyszące/uwagi" przy karcie rodzica lub w systemie PMS jako osoby towarzyszące.
Odpowiedź "Dwie." jest właściwa, bo odpowiada zasadzie: 1 karta rejestracyjna = 1 osoba dorosła, której dane i podpis zabezpieczają warunki pobytu. Dodatkowo jest to spójne z podejściem minimalizacji danych z RODO (art. 5): hotel powinien zbierać dane adekwatne i niezbędne do realizacji usługi.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Jedną." – jedna karta na całą rodzinę pomija fakt, że są dwie osoby pełnoletnie, które mogą figurować jako goście i ponosić odpowiedzialność za zobowiązania; w praktyce standardem jest osobna karta dla każdego dorosłego.
- "Trzy." – sugeruje zakładanie osobnej karty dla jednego z dzieci albo łączenie w nielogiczny sposób danych; bez dodatkowych przesłanek nie ma potrzeby tworzenia kolejnej karty ponad liczbę dorosłych stron.
- "Cztery." – zakłada osobną kartę dla każdego członka rodziny, co w odniesieniu do małoletnich jest typowym błędem i może prowadzić do nadmiarowego pozyskiwania danych.
W praktyce: recepcjonista pobiera dokumenty tożsamości od obojga rodziców, przygotowuje dwie karty dla dorosłych, a dzieci dopisuje jako osoby towarzyszące (np. imię i wiek), zgodnie z procedurą hotelu.
