W kartotekach magazynowych ewidencjonuje się ruch towarów (przychody i rozchody) na podstawie dokumentów magazynowych, czyli dokumentów, które bezpośrednio potwierdzają zmianę stanu magazynu.
Dokument "Przyjęcie z zewnątrz" (często spotykany także pod skrótem PZ) jest podstawą wpisu przychodu, ponieważ potwierdza, że towar faktycznie został przyjęty do magazynu (został dostarczony, sprawdzony i wprowadzony na stan). To właśnie taki dokument stanowi źródło danych do kartoteki: nazwy towaru, ilości, daty przyjęcia oraz powiązania z dostawą.
Pozostałe propozycje nie są właściwe jako podstawa ewidencji magazynowej:
- "List przewozowy" dotyczy procesu transportu i przewozu (potwierdza nadanie/odbiór w przewozie), ale nie jest dokumentem, który sam w sobie aktualizuje stan magazynu.
- "Umowa handlowa" reguluje warunki współpracy (np. ceny, terminy, reklamacje), lecz nie jest dokumentem operacyjnym księgującym ruch magazynowy konkretnej dostawy.
- "Nota korygująca" służy do korygowania wybranych danych w dokumentach sprzedażowych, a nie do dokumentowania przyjęcia towaru do magazynu.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać prostą zasadę: kartoteka magazynowa "żyje" od dokumentów przyjęcia i wydania, a nie od dokumentów transportu czy umów.
