W rozliczeniach usług hotelarskich zamawianych przez firmę kluczowy jest dokument, który potwierdza sprzedaż usługi na rzecz wskazanego nabywcy (dane firmy) i stanowi podstawę rozliczenia kosztu po stronie klienta biznesowego. Taką funkcję pełni faktura – zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, opis usługi oraz wartości potrzebne do rozliczeń.
Odpowiedź "Paragon fiskalny" bywa kojarzona z recepcją, bo często jest wydawany przy płatności, ale paragon zasadniczo potwierdza sprzedaż zarejestrowaną na kasie fiskalnej i nie zawsze spełnia potrzeby rozliczeń firmowych w takim samym zakresie jak faktura (np. gdy potrzebne są dane nabywcy firmy w dokumencie sprzedaży).
"Dowód wpłaty KP" (kasa przyjmie) to dokument kasowy używany w obiegu wewnętrznym do potwierdzenia przyjęcia gotówki do kasy. Nie jest to dokument sprzedaży usługi hotelarskiej – nie zastępuje faktury i nie pełni roli właściwego dokumentu rozliczeniowego dla nabywcy.
"Faktura proforma" służy najczęściej jako oferta/wezwanie do zapłaty lub informacja o planowanej sprzedaży. Mimo że wygląda podobnie do faktury, jej rola jest pomocnicza i co do zasady nie jest traktowana jak finalny dokument rozliczeniowy potwierdzający sprzedaż. W praktyce recepcji proforma może poprzedzać zapłatę (np. przy przedpłacie), natomiast do rozliczenia po wykonaniu usługi właściwym dokumentem pozostaje faktura.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawia się "zamówione przez firmę" i "rozliczenie finansowe", najczęściej chodzi o dokument sprzedaży dla podmiotu gospodarczego, czyli fakturę, a nie dokument kasowy (KP) ani informacyjną proformę.
