W recepcji hotelowej funkcjonuje kilka podobnie wyglądających dokumentów, ale mają one różne cele. Poprawna odpowiedź to "faktura", ponieważ jest to dokument potwierdzający sprzedaż usługi (np. noclegu i usług dodatkowych) i służy do finalnego rozliczenia pobytu. Typowo faktura zawiera dane wystawcy i nabywcy, datę oraz numer dokumentu, a także pozycje usług (np. noclegi, śniadania, parking) z wartościami, które sumują się do kwoty należnej.
Odpowiedź "kosztorys" jest niepoprawna, bo kosztorys to dokument służący do oszacowania kosztów przed wykonaniem usługi lub w trakcie planowania. Może zawierać stawki i przewidywane pozycje, ale nie pełni roli dokumentu sprzedaży i nie stanowi finalnego rozliczenia pobytu.
Odpowiedź "dowód wpłaty" też nie pasuje: taki dokument potwierdza fakt dokonania płatności (wpłaty zaliczki lub zapłaty końcowej), ale sam w sobie nie musi opisywać sprzedanych usług w sposób właściwy dla dokumentu sprzedaży. W praktyce gość może potrzebować zarówno faktury, jak i potwierdzenia zapłaty, lecz są to różne dokumenty.
Odpowiedź "rachunek wstępny" (często rozumiany jako dokument informacyjny, np. proforma/rozliczenie wstępne) jest sporządzana przed wystawieniem dokumentu końcowego. Służy do przedstawienia gościowi przewidywanej kwoty i pozycji do zapłaty, ale nie jest finalnym dokumentem sprzedaży. Klucz do rozwiązania zadania polega na rozpoznaniu, czy przedstawiony wzór ma charakter ostatecznego rozliczenia sprzedaży usługi – wtedy jest to faktura.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy wahasz się między fakturą a dokumentem wstępnym, szukaj cech finalności rozliczenia (numer dokumentu, komplet danych stron, jednoznaczne rozliczenie usług) oraz odróżniaj je od potwierdzeń płatności, które koncentrują się na informacji "zapłacono".
