Zwrot zareklamowanych materiałów do dostawcy to operacja magazynowa, w której zapas opuszcza magazyn firmy i trafia do kontrahenta (dostawcy), czyli do podmiotu spoza jednostki. Dlatego kluczowe są dwa kryteria klasyfikacji dowodów magazynowych:
- kierunek ruchu: przyjęcie (gdy materiał wchodzi do magazynu) albo wydanie (gdy wychodzi),
- charakter operacji: zewnętrzna (z kontrahentem) albo wewnętrzna (między komórkami firmy).
W takiej sytuacji poprawny jest dokument "Wz – Wydanie zewnętrzne", ponieważ potwierdza fizyczne wydanie materiałów na zewnątrz (np. do klienta albo do dostawcy w ramach zwrotu/reklamacji). W praktyce Wz może zawierać adnotację o zwrocie z reklamacji oraz dane pozwalające powiązać operację z pierwotnym zakupem.
Odpowiedź "Zw – Zwrot wewnętrzny" jest nieprawidłowa, bo dotyczy zwrotu materiałów w obrębie jednostki, np. z produkcji do magazynu, a nie do kontrahenta. "Rw – Rozchód wewnętrzny" także jest błędny, bo dokumentuje zużycie/wydanie na potrzeby wewnętrzne (produkcja, dział, komórka organizacyjna). "Mm – Przesunięcie międzymagazynowe" nie pasuje, ponieważ opisuje wyłącznie przesunięcia pomiędzy magazynami tej samej jednostki, bez udziału dostawcy.
Dla celów rachunkowości istotne jest, aby dowód magazynowy wiarygodnie odzwierciedlał treść operacji gospodarczej i umożliwiał jej ujęcie w ewidencji obrotów i stanów magazynowych.