W inwentaryzacji można wyróżnić co najmniej dwa różne obszary: ustalenie stanu faktycznego oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic. Arkusz spisu z natury służy przede wszystkim do zebrania danych o stanie rzeczywistym składników majątku (np. zapasów) w miejscu ich przechowywania. Na tym etapie zapisuje się ilości, jednostki miary, podpisy osób spisujących i osoby materialnie odpowiedzialnej (jeżeli jest to wymagane w danej procedurze).
Następnie wyniki spisu porównuje się ze stanem wynikającym z ksiąg. Gdy pojawią się różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki lub niedobory), nie wystarczy ich "odnotowanie" — trzeba jeszcze ustalić przyczyny i zaproponować sposób ich rozliczenia (np. uznanie za ubytek naturalny, obciążenie osoby odpowiedzialnej, korekta błędów ewidencji). Tę część merytoryczną wykonuje komisja inwentaryzacyjna albo osoby wskazane w procedurach jednostki.
Dlatego właściwym miejscem na wnioski komisji dotyczące sposobu rozliczenia różnic jest protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych. Protokół ma charakter podsumowujący: dokumentuje, jakie różnice wykryto, jakie są ustalenia wyjaśniające oraz jakie rozliczenie rekomenduje komisja. To z kolei stanowi praktyczną podstawę do dalszych czynności, w tym do ujęcia skutków w księgach rachunkowych.
Pozostałe dokumenty z odpowiedzi pełnią inne funkcje:
- Harmonogram inwentaryzacji planuje terminy i zakres prac, ale nie jest miejscem na merytoryczne decyzje o rozliczeniu różnic.
- Sprawozdanie z kontroli spisu z natury dotyczy oceny prawidłowości przebiegu spisu (organizacja, kompletność, rzetelność), a nie rozstrzygnięć księgowych co do różnic.
- Arkusz spisu z natury dokumentuje wynik liczenia/ważenia/mierzenia, czyli stan faktyczny, a nie wnioski o sposobie rozliczenia wykrytych rozbieżności.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: arkusz = dane z liczenia, harmonogram = plan, kontrola = ocena przebiegu, a protokół weryfikacji = wnioski i sposób rozliczenia.
