Dokumentem źródłowym jest nota odsetkowa, czyli wezwanie do zapłaty naliczonych odsetek za opóźnienie. Kluczowe jest ustalenie, kto księguje operację. W treści dokumentu Hurtownia ANNA sp. z o.o. występuje jako wystawca/wierzyciel, a kontrahent jako dłużnik. To oznacza, że po stronie Hurtowni ANNA naliczone odsetki są należne, a nie płacone.
Z punktu widzenia wierzyciela naliczenie odsetek:
- zwiększa należności od odbiorcy (roszczenie wobec kontrahenta),
- stanowi przychód finansowy (odsetki są kwalifikowane do działalności finansowej, a nie operacyjnej).
W konsekwencji prawidłowa dekretacja obejmuje wyłącznie kwotę odsetek wskazaną na nocie (57,00 zł), a nie kwotę pierwotnej faktury (7 300,00 zł). Zapis zgodny z podwójnym zapisem to:
- Wn Rozrachunki z odbiorcami – bo rośnie aktywo w postaci należności,
- Ma Przychody finansowe – bo powstaje przychód z tytułu odsetek.
Nieprawidłowe warianty zwykle wynikają z dwóch typowych pomyłek. Pierwsza to odwrócenie ról i ujęcie odsetek jako kosztu finansowego oraz zobowiązania wobec dostawców (to byłoby właściwe u dłużnika, który ma zapłacić odsetki). Druga to zastosowanie złej kwoty (7 300,00 zł), czyli przeniesienie wartości faktury na zapis odsetek, mimo że nota dotyczy tylko naliczonej kwoty odsetek.
