Niedobór gotówki w kasie stwierdzony podczas inwentaryzacji należy najpierw rozliczyć, ustalając jego charakter. Jeśli jest to niedobór zawiniony przez osobę materialnie odpowiedzialną, jednostka ma podstawę do dochodzenia zwrotu – ekonomicznie powstaje więc roszczenie (należność), a nie definitywny koszt.
W opisanej sytuacji pracownik nie zgadza się na spłatę, a sprawa zostaje skierowana na drogę postępowania sądowego. To oznacza, że roszczenie należy zaprezentować w księgach jako należność dochodzoną na drodze sądowej (zwiększenie aktywów po stronie Wn). Równocześnie, aby zamknąć rozliczenie ujawnionej różnicy inwentaryzacyjnej, stosuje się konto Rozliczenie niedoborów i szkód po stronie Ma. Taki zapis odzwierciedla: "mamy sporną należność, a niedobór został ujęty i rozliczony jako roszczenie".
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Wn Rozliczenie niedoborów i szkód / Ma Pozostałe rozrachunki z pracownikami – taki zapis odpowiada raczej etapowi ustalenia osoby odpowiedzialnej i ujęcia rozrachunku z pracownikiem, ale w pytaniu kluczowe jest skierowanie sprawy do sądu (należność dochodzona sądownie).
- Wn Pozostałe koszty operacyjne / Ma Rozliczenie niedoborów i szkód – ujęcie w kosztach byłoby typowe, gdy strata jest definitywna lub niezawiniona; tu jest niedobór zawiniony i istnieje roszczenie, więc przed rozstrzygnięciem nie powinno się automatycznie ujmować kosztu.
- Wn Pozostałe rozrachunki z pracownikami / Ma Należności dochodzone na drodze sądowej – strony zapisu odwracają sens operacji: przeniesienie do należności sądowych powinno zwiększać tę należność po Wn, a zmniejszać wcześniejszy rozrachunek po Ma, nie odwrotnie.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw oceń, czy zdarzenie tworzy koszt (strata definitywna) czy należność (roszczenie). Dopiero potem dobierz konta oraz stronę Wn/Ma zgodnie z tym, czy aktywa rosną, czy maleją.
