Zawiadomienie kierownika jednostki organizacyjnej do dyrektora właściwego archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania ma charakter informacyjno-organizacyjny. Jego celem jest umożliwienie archiwum identyfikacji proweniencji akt (kto je wytworzył i w jakich warunkach) oraz przygotowanie współpracy w zakresie przekazania materiałów archiwalnych.
Dlatego w takim zawiadomieniu typowo przekazuje się informacje, które opisują jednostkę i jej sposób działania w obszarze dokumentacji, w szczególności:
- Zmiany w strukturze organizacyjnej jednostki – pomagają zrozumieć, skąd pochodzą zespoły/serie akt, jak zmieniały się kompetencje komórek oraz jak interpretować oznaczenia teczek i spraw.
- Podstawa prawna utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej – pozwala ustalić status i ciągłość organizacyjną wytwórcy, co jest istotne przy porządkowaniu i opisie archiwalnym.
- System kancelaryjny stosowany w organie lub jednostce organizacyjnej – informuje, jak rejestrowano i prowadzono sprawy oraz jak powstawały akta, co wpływa na sposób przygotowania materiałów do przekazania.
Natomiast informacja o ilości wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej dotyczy procesu brakowania (selekcji i niszczenia dokumentacji o kategorii niearchiwalnej po upływie okresu przechowywania). Jest to odrębny obszar działań niż rozpoczęcie przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania, dlatego nie jest to typowa informacja przekazywana w takim zawiadomieniu.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- Zmiany w strukturze organizacyjnej są informacją potrzebną do interpretacji układu akt i ich pochodzenia, więc mają znaczenie dla przygotowania przekazania.
- Podstawa prawna utworzenia jednostki/organu porządkuje wiedzę o wytwórcy akt, co jest kluczowe dla archiwum.
- System kancelaryjny wyjaśnia, jak akta były tworzone i porządkowane, co bezpośrednio wpływa na sposób ich przygotowania do przekazania.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawia się element związany z niszczeniem lub liczeniem wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, sprawdź, czy pytanie dotyczy brakowania. Jeżeli dotyczy zawiadomienia o rozpoczęciu przygotowania do przekazania materiałów archiwalnych, zwykle testowana jest identyfikacja jednostki i jej kancelarii, a nie statystyka brakowania.
