W archiwistyce zakładowej typowanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania polega na wskazaniu konkretnych jednostek (np. teczek/segregatorów, roczników, tomów), które mogą zostać wybrakowane, bo mają kategorię niearchiwalną i upłynął okres przechowywania. Żeby zrobić to poprawnie, trzeba oprzeć się na środku ewidencyjnym, który pokazuje, jaka dokumentacja została przekazana z komórek organizacyjnych oraz jak jest opisana.
Takim środkiem ewidencyjnym jest spis zdawczo-odbiorczy komórki organizacyjnej: zawiera wykaz przekazywanych jednostek, ich opisy i dane niezbędne do identyfikacji. Na tej podstawie można ustalić, które jednostki w ogóle znajdują się w zasobie archiwum zakładowego oraz które z nich potencjalnie spełniają warunki do brakowania.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych jest jedynie zestawieniem samych spisów (metaewidencją). Pomaga odnaleźć właściwy spis, ale nie służy bezpośrednio do typowania konkretnych jednostek dokumentacji do brakowania.
- Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej jest dokumentem sporządzanym w procedurze brakowania (potwierdza ocenę i zakres brakowania). Nie jest on "podstawą typowania" w sensie ewidencyjnym – powstaje po ustaleniu, co ma być oceniane i brakowane.
- Inwentarz archiwalny dotyczy ewidencji/opisu zasobu archiwalnego w innym ujęciu (opracowanie archiwalne). W typowym procesie brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym podstawą pracy są spisy przekazań, a nie inwentarz opracowanego zasobu historycznego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pada sformułowanie "na podstawie którego środka ewidencyjnego", szukaj odpowiedzi będącej narzędziem rejestrującym jednostki akt (spis/ewidencja), a nie dokumentem opisującym przebieg czynności (protokół).
