Mapy i materiały planistyczne (np. związane z zagospodarowaniem przestrzennym) opisują konkretny teren. W praktyce archiwalnej pierwszym, najbardziej naturalnym kluczem porządkowania jest więc kryterium obszarowe, czyli podział według jednostek obszarowych. Taki układ odpowiada sposobowi korzystania z tych materiałów: użytkownik (lub pracownik jednostki) najpierw identyfikuje obszar, a dopiero potem potrzebuje mapy o określonej tematyce, skali czy wersji.
Odpowiedź "jednostek obszarowych" jest poprawna, bo porządkowanie map planistycznych zaczyna się od przypisania ich do obszaru (np. jednostki podziału terytorialnego, obrębu, rejonu). To ogranicza ryzyko mieszania dokumentów dotyczących różnych terenów oraz ułatwia kompletowanie ciągów map dla jednego obszaru.
Pozostałe odpowiedzi wskazują kryteria, które mogą być użyteczne, ale zwykle nie są "pierwszym krokiem" w takim zbiorze:
- "kryterium rzeczowego" – porządkowanie tematyczne bywa typowe dla akt opisowych, natomiast w mapach planistycznych temat jest często wtórny wobec lokalizacji (najpierw gdzie, potem czego dotyczy).
- "symboli klasyfikacyjnych" – symbole wynikają z systemu klasyfikacji akt i służą organizacji dokumentacji w układzie rzeczowym; nie zawsze oddają specyfikę materiałów kartograficznych, gdzie teren jest kluczowy.
- "oznaczeń ewidencyjnych" – ewidencja (np. sygnatury) jest ważna do identyfikacji jednostek, ale nadawanie/porządkowanie według oznaczeń ewidencyjnych bez wcześniejszego układu logicznego (np. obszarowego) może utrudnić wyszukiwanie i kontrolę kompletności.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać prostą zasadę: dla dokumentacji "o miejscu" (mapy, plany, działki) najpierw porządek terytorialny, a dopiero potem szczegóły.
