Dokumentacja aktowa to ta część dokumentacji, która ma postać typowych akt – najczęściej są to dokumenty tekstowe wytworzone w toku załatwiania spraw (np. korespondencja, notatki służbowe, protokoły, decyzje, zarządzenia) i układane w akta spraw oraz teczki aktowe.
W praktyce technika archiwisty kluczowe jest rozpoznanie, czy dany materiał jest "aktami" (czyli elementem dokumentacji aktowej), czy należy do dokumentacji nieaktowej, która ma inną postać i często inne zasady ewidencji, opisu oraz przechowywania (np. materiały fotograficzne/ikonograficzne, audiowizualne, kartograficzne, techniczne).
Poprawna odpowiedź wskazuje przykład dokumentu, który naturalnie tworzy akta sprawy i może być włączony do teczki aktowej. Odpowiedzi błędne zwykle odnoszą się do materiałów nieaktowych albo do obiektów, które nie są dokumentacją aktową w sensie kancelaryjno-archiwalnym (np. sam nośnik, elementy oprawy, materiały ilustracyjne). To częsta pułapka: uczniowie oceniają "archiwalność" po wyglądzie lub wieku, zamiast po typie dokumentu i funkcji w procesie załatwiania spraw.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli w odpowiedziach pojawiają się różne postacie materiałów (tekst, fotografia, mapa, nagranie), to dokumentacja aktowa będzie zwykle tą, która ma charakter pisemny/urzędowy i tworzy ciąg akt sprawy. Najpierw zidentyfikuj postać dokumentu, dopiero potem jego temat.
