Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym dokumentem ewidencyjnym przekazania akt do archiwum zakładowego. Jego główną funkcją jest udokumentowanie, jaka dokumentacja (np. teczki/segregatory/jednostki aktowe) została przekazana, przez kogo i w jakim zakresie. Z tego powodu obowiązek jego sporządzenia spoczywa na wytwórcy dokumentacji, czyli na pracownikach/komórce organizacyjnej, która te dokumenty wytworzyła i prowadziła je w toku pracy.
Odpowiedź "Na referentach będących wytwórcami tej dokumentacji." jest poprawna, ponieważ to wytwórca ma najlepszą wiedzę o zawartości akt, ich kompletności, układzie, oznaczeniach oraz o tym, co faktycznie powinno zostać przekazane. Archiwum zakładowe działa tu jako odbiorca: przyjmuje, sprawdza zgodność przekazania ze spisem oraz prowadzi dalszą ewidencję i przechowywanie.
Pozostałe propozycje są typowymi pułapkami egzaminacyjnymi:
- "Na koordynatorze czynności kancelaryjnych." – rola koordynacyjna dotyczy nadzoru nad poprawnością wykonywania czynności kancelaryjnych i stosowania zasad, a nie zastępowania wytwórców w sporządzaniu spisów dla ich własnych akt.
- "Na wyznaczonym pracowniku kancelarii ogólnej." – kancelaria ogólna może być punktem przyjmowania i rejestrowania korespondencji, ale spis przekazania akt do archiwum odnosi się do dokumentacji prowadzonej w komórkach organizacyjnych; autorstwo spisu nie wynika z samego faktu, że kancelaria jest "centralnym" miejscem obiegu pism.
- "Na personelu archiwum zakładowego." – archiwum zakładowe przyjmuje i kontroluje dokumentację, lecz sporządzanie spisu za wytwórcę przenosiłoby odpowiedzialność za opis i kompletność na odbiorcę, co jest organizacyjnie nieprawidłowe i zwiększa ryzyko błędów ewidencyjnych.
W praktyce warto zapamiętać zasadę: "spis robi przekazujący, archiwum sprawdza i przyjmuje". To pomaga szybko eliminować odpowiedzi przypisujące obowiązek sporządzenia spisu jednostce nadzorującej albo odbierającej dokumentację.
