Zadanie sprawdza umiejętność pracy z dokumentem recepcyjnym: należy jednocześnie ustalić datę sporządzenia potwierdzenia oraz adresata (osobę, do której pismo jest kierowane).
Jak rozpoznać datę sporządzenia? W dokumentach hotelowych występuje zwykle kilka dat, np. data przyjazdu/wyjazdu, termin płatności, data wystawienia. Data sporządzenia (wystawienia) potwierdzenia jest elementem formalnym pisma i znajduje się najczęściej w nagłówku obok miejscowości albo w części wprowadzającej. To ta data opisuje moment przygotowania potwierdzenia, a nie realizację pobytu.
Jak rozpoznać adresata? Adresat to odbiorca korespondencji. W potwierdzeniu rezerwacji jest to najczęściej gość (zamawiający) wskazany w polu typu "Adresat", "Do", "Szanowny Pan/Pani" lub w bloku adresowym. Nie należy mylić adresata z pracownikiem hotelu podpisującym pismo ani z inną osobą kontaktową, jeśli taka występuje.
Poprawny zestaw danych to: "25.02. 2019 r., Tomasz Majak", ponieważ ta data odpowiada dacie sporządzenia dokumentu, a nazwisko wskazuje odbiorcę potwierdzenia.
Pozostałe propozycje są błędne, bo łączą inną datę i inną osobę, które nie odpowiadają jednocześnie polu daty sporządzenia oraz polu adresata. Typowy błąd na egzaminie polega na wybraniu daty pobytu zamiast daty wystawienia lub na odczytaniu nazwiska z podpisu pracownika hotelu zamiast z bloku adresata.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw znajdź w dokumencie etykiety/sekcje "data" i "adresat", a dopiero potem dopasuj do nich wartości. To ogranicza ryzyko pomylenia danych z innych części zamówienia.
