Kategoria archiwalna BE5 oznacza, że dokumentacja ma określony minimalny okres przechowywania, a po jego upływie podlega ocenie (ekspertyzie) co do dalszego losu (np. brakowania lub przekazania do archiwum historycznego). To jednak nie jest tożsame z terminem przekazania do archiwum zakładowego.
W praktyce obie czynności rozdzielają zapisy instrukcji kancelaryjnej: część dokumentacji po pewnym czasie powinna zostać przekazana z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego, gdzie jest dalej przechowywana i obsługiwana (udostępnianie, ewidencja, kontrola okresów). W tym zadaniu kluczowe jest odczytanie z załączonego fragmentu instrukcji, po ilu latach od roku zakończenia sprawy następuje przekazanie.
Skoro dokumentacja została wytworzona i zakończona w 2022 r., a wskazany w fragmencie instrukcji termin przekazania prowadzi do roku 2025, to ta odpowiedź jest poprawna. Pozostałe odpowiedzi są błędne, bo wynikają z typowych pomyłek:
- 2024 – wybór zbyt wczesny, zwykle wynika z doliczenia zbyt małej liczby lat lub błędnego liczenia "od razu od 2022".
- 2026 – przesunięcie o rok w stosunku do reguły z instrukcji; często bierze się z mylenia liczenia "od końca roku" z liczeniem "od początku następnego roku".
- 2027 – mylenie terminu przekazania z innym etapem postępowania (np. z pięcioletnim okresem związanym z BE5), zamiast zastosowania terminu przekazania wskazanego w instrukcji.
Wskazówka egzaminacyjna: zawsze rozdzielaj w głowie kiedy przekazać do archiwum zakładowego od kiedy wolno brakować/oceniać. W pytaniach "na podstawie fragmentu instrukcji" decydują zapisy z fragmentu, a nie intuicyjne skojarzenie z liczbą w symbolu kategorii.
