Dokumentem, który wprost reguluje zasady udostępniania akt w realiach archiwum zakładowego, jest instrukcja archiwalna. To ona opisuje sposób funkcjonowania archiwum (organizację, przechowywanie, zabezpieczenie), a także typowe procedury związane z korzystaniem z dokumentacji: kto i na jakich zasadach może otrzymać wgląd do akt, jak formalizuje się udostępnienie oraz jak zapewnia się zwrot i ochronę materiałów.
Odpowiedź "Wykaz akt" jest błędna, ponieważ wykaz akt to narzędzie klasyfikacji i porządkowania dokumentacji (podział na klasy, symbole, kategorie archiwalne) – nie jest to dokument, którego podstawową rolą jest opisywanie procedury udostępniania.
Odpowiedź "Regulamin organizacyjny" jest nieadekwatna: reguluje on strukturę jednostki, podległość służbową i zadania komórek organizacyjnych. Może zawierać ogólne zapisy o odpowiedzialności za dokumentację, ale nie jest typowym aktem szczegółowo opisującym tryb udostępniania akt w archiwum.
Odpowiedź "Zasady obiegu dokumentacji" dotyczy głównie tego, jak dokumenty powstają, są rejestrowane, dekretowane i przekazywane między komórkami w toku załatwiania spraw. Udostępnianie akt archiwalnych to etap korzystania z już przechowywanej dokumentacji, zwykle opisany w przepisach archiwalnych jednostki.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "udostępnianie akt", szukaj dokumentu opisującego pracę archiwum i procedury dostępu, a nie narzędzia klasyfikacji (wykaz) ani dokumentu o strukturze organizacyjnej (regulamin).
